Pengelolaan Arsip Vital dalam Mendukung Keberlanjutan Organisasi: Studi Kasus pada Bidang Pengelolaan dan Layanan Kearsipan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang

Abstract

Meningkatnya kebutuhan akan jaminan keberlangsungan organisasi, pengelolaan arsip vital menjadi aspek krusial dalam tata kelola kelembagaan, khususnya di instansi pemerintah daerah. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis strategi pengelolaan arsip vital dalam mendukung keberlanjutan organisasi di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang, serta mengidentifikasi faktor keberhasilan di tengah keterbatasan sumber daya. Metode yang digunakan adalah Focus Group Discussion (FGD) yang dilaksanakan pada 26 September 2025, melibatkan tiga Arsiparis Terampil sebagai responden. Hasil penelitian menunjukkan bahwa unit kearsipan menerapkan model operasional berbasis perlindungan menyeluruh, dengan prosedur penerimaan, penyimpanan dan pemanfaatan yang akuntabel, serta kebijakan larangan peminjaman fisik sebagai bentuk mitigasi risiko. Strategi digitalisasi ganda melalui aplikasi SELARAS, cloud storage, dan hard disk eksternal terbukti efektif dalam menjaga integritas arsip vital. Kesimpulan dari penelitian ini menunjukkan bahwa prinsip akuntabilitas tunggal dan inovasi digital mampu mengatasi keterbatasan SDM dan fasilitas, serta mencegah insiden kehilangan arsip. Kontribusi penelitian ini terletak pada penyusunan model pengelolaan arsip vital yang adaptif dan dapat direplikasi oleh instansi lain sebagai bagian dari reformasi birokrasi dan penguatan tata kelola kearsipan.